Bürokratie und Problematiken öffentlicher Ausschreibungen sind für viele Unternehmen längst kein Randthema mehr, sondern ein echtes Hemmnis – besonders in der Kommunikations- und Kreativbranche. Zwar sind transparente Vergabeverfahren grundsätzlich sinnvoll, doch was an Formalitäten, Nachweisen und Aufwand verlangt wird, steht oft in keinem Verhältnis zum Auftragsvolumen.

Problematik und bürokratischer Aufwand beginnen schon am Anfang

Stellen wir uns doch mal vor, ein neuer Firmenwagen muss her – sagen wir: ein elektrischer Van, rund 65.000 €, inklusive Sonderausstattung.
Und stellen wir uns mal vor, wir würden solch eine „öffentliche Ausschreibung“ formulieren:

Sehr geehrte Autohäuser,
wir freuen uns, dass Sie an der öffentlichen Ausschreibung teilnehmen. Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot folgende Unterlagen ein:

Qualifikationsdarstellung inkl. Sprachkenntnisse und Zeugnisse Ihrer Mitarbeitenden, Lieferanten etc.
Umsatzzahlen der letzten drei Jahre
Versicherungsnachweise (mind. 5 Mio. € Deckung)
Handelsregisterauszug
Nachweise über Zahlung des Mindestlohns und Tariftreue
Bestätigung, dass keine Straftaten der Geschäftsführung, weder Scientology-Kontakte noch russische Partnerschaften vorliegen
Ein 20-seitiges Angebot inkl. aller Nebenkosten für die nächsten 6 Jahre und Konzept zur Einordnung Ihres Modells im Mobilitätskontext
Drei Kundenreferenzen mit Kontaktdaten
Materialprobe der Sitzbezüge im versiegelten Umschlag einzureichen
30-minütige Fahrzeug-Präsentation durch den Geschäftsführer in Berlin (da sich unser Chef zum geplanten Termin mit der Familie in der Hauptstadt befindet)
15-minütige Diskussion über Pro/Contra des vorgestellten Modells

Abgabefrist in zwei Wochen, Punkt 10:00 Uhr. Teilnahme nur nach schriftlicher Registrierung.

Wir freuen uns auf Ihr Angebot!

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Das wäre absurd, oder?

Bürokratischer Aufwand und Arbeitszeit im Wert von 12.000€ umsonst

Tja – das ist exakt die Realität für Agenturen, die all dieser Bürokratie und Vielzahl an Problematiken bei öffentlichen Ausschreibungen im Bereich Kommunikation, Gestaltung und Marketing gegenüberstehen. Selbst bei Budgets um die 20.000 €. Und da wir gerade bei den Zahlen sind:
Durchschnittlich kostet ein Pitch jede Agentur 12.000€ – noch ehe man überhaupt zum Finalisten gekürt wird. Wenn wir dann noch annehmen, dass fünf Agenturen angefragt werden (in den meisten Fällen sind es deutlich mehr), kommen wir schnell zu folgender Gleichung:

12.000€ x 5 Agenturen = 60.000€.
60.000€, die ins Leere gehen, die nicht in das Bruttosozialprodukt einzahlen, die einfach so verhallen! Sowas paradoxes! Und damit nicht mal genug.
Jedes Bundesland – teils jede Kommune – hat ihre eigene Plattform (https://evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/welcome.do). Digitalisierung? Leider häufig nur in der Theorie. Wer sich durch das Dickicht der Ausschreibungsportale schlägt, bekommt mit etwas Glück Zugang zu 15–20 schlecht formatierten Word- oder PDF-Dokumenten. Ausfüllbar? Manchmal. Digitale Unterschrift? Oftmals Fehlanzeige. Der Standardweg: Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, hochladen. Willkommen in Deutschland im 21. Jahrhundert!

Was sich ändern muss bei öffentlichen Ausschreibungen: Bürokratie abbauen

Es geht um eine angemessene Verhältnismäßigkeit: Kompetenz- und Erfahrungsnachweise (https://gipfelgold.de/portfolio/) sind ab gewissen Etatgrößen definitiv elementar und sinnig – schließlich sollte die längste Brücke der Welt auch nicht vom Trockenbauer konstruiert werden – aber diese müssen sich im Rahmen halten.
Einheitliche, zentrale Plattformen – intuitiv, digital, transparent.
Verhältnismäßigkeit der Anforderungen – je nach Volumen und Komplexität.
Wirkliche Digitalisierung statt digitalem Alibi.

Denn sonst bleibt der Zugang zum öffentlichen Markt vielen guten, kleinen Agenturen versperrt – nicht wegen Inkompetenz, sondern aus Mangel an Zeit und Wirtschaftlichkeit.